Allmänna inköpstips
Det är allmänt bekant att man tjänar pengar genom att öka sina inkomster. Det verkar inte alltid som om det är lika självklart att man också tjänar pengar på att minska kostnaderna. Kostnaderna kan minskas genom att man köper billigare, köper mindre kvantiteter och handlar mer rationellt. På de följande sidorna listar vi exempel på hur du kan minska utgifterna.
1) Bedöm inte bara priset. Ta också med följande nyckelord i beräkningen när du bestämmer vad du ska köpa och av vem.
Pris, kredittid, kvalitet, mängdrabatt, transport till dina lokaler, service/ uppföljning (pris, om det inte är gratis), garantier på de produkter du köper, garanti för leverans och tider, leverantörens soliditet.
2) Rabatter - stirra dig inte blind på rabatterbjudanden. Du kan hitta motsvarande produkter och erbjudanden hos andra leverantörer.
3) Kontantrabatt - kredit är för det mesta lönsamt, men inte alltid vid kontantrabatt. Låt oss säga att du köper en vara för 5 000. Du erbjuds 5 procents kontantrabatt eller fullt pris och 30 dagars kredit. Med 5 procents rabatt sparar du 250 kronor. Vid 30 dagars kredit behöver du inte utnyttja checkkrediten förrän en månad har gått - du sparar räntor (5 000 x 15% : 12 = 62,50.)
Det ska mycket till för att en kontantrabatt inte ska löna sig. Men glöm inte bort din likviditet. När den är ansträngd kan det vara lönsamt att skjuta upp betalningen.
4) Köp varorna när du behöver dem. Köp inte varor till lager. Tänk på likviditen. Bind inte för mycket kapital i varor. Du kan behöva pengar till annat. Låt dig inte bländas av mängdrabatt, men du bör självklart värdera sådana erbjudanden.
5) Stora eller små leverantörer, bestäm om du vill använda en stor eller liten leverantör. Fördelen med små företag är att du ofta får god, personlig service. Du har kontakt med chefen och de anställda, med andra ord "högerhanden vet vad vänsterhanden gör". Svårigheterna med ett litet företag är att man ofta inte kan hålla det breda varusortiment som ett stort företag klarar. Den finansiella tryggheten är inte heller alltid lika bra. Fördelar och nackdelar med stora leverantörer blir förstås tvärtom mot vad som gäller för små företag.
6) Vid stora köp (stora partier eller kapitalvaror). I bland kan det vara rationellt att sätta upp en kravspecifikation för det du ska köpa och begära skriftligt anbud från flera leverantörer. Berätta för de aktuella leverantörerna vilka egenskaper du vill att din produkt ska ha, när du måste ha den levererad, vilka betalningsvillkor du önskar, eventuellt hur mycket du vill köpa per år, vilka minimikrav du ställer på service osv. Då kan du senare sortera bort leverantörer som inte är intressanta och sedan ta "en närmare titt på dem" som är av intresse.
7) Tänk tid - Tiden är viktigt i allt du tar dig för. har du inte haft ditt företag i drift en längre tid upptäcker du snart att ett dygn helst ska ha 48 timmar. Var därför noga med att använda tiden till väsentliga saker. Du kan till exempel tjäna mycket på att pruta, men du inser att det är skillnad mellan att lägga ned 1 timme på att pruta en femtiolapp och att avsätta 1 timme för att bestämma dig för vilken kaffesort som ska användas på kontoret. Tänk på hur mycket tid du totalt använder när du gör dina inköp. Det är inte alltid lika lönsamt att resa till de leverantörer som har det bästa erbjudandet på olika varor. Tänk också på hur mycket tid du sparar genom att handla allt hos en leverantör som kanske till och med kör varorna till dig.
8) Referenser - Vid köp av kapitalvaror eller större partier med varor som kräver en trygg leverantör (kvalitet, service, leveranstid osv.) bör du absolut ta några referenser. Dina leverantörer är företag som du ska ha en långvarig affärsmässig förbindelse med och som ska hjälpa dig så att ditt företag går med vinst. Du bör därför också vara säker på att det är goda förbindelser du skaffar dig första gången. Det krävs mycket resurser för att hitta en god leverantör. Blir du tvungen att byta leverantör måste nya rutiner inarbetas. Du måste ordna service på maskiner, verktyg och utrustning du köpt.
Kontorsmöbler - nytt eller begagnat?
Den som startar en rörelse bör alltid undvika att dra på sig för stora utgifter. Ett sätt att hålla nere investeringskostnaderna, och därmed spara pengar till viktigare saker, är att köpa begagnade kontorsmöbler. Det finns faktiskt företag som säljer fräscha begagnade kontorsmöbler, som nästan ser nya ut för långt under nypriset. Vissa av dessa företag säljer inte bara nya och begagnade kontorsmöbler de köper även in begagnade möbler. Detta kan vara bra att veta den dag din rörelse går bra och du kanske vill satsa på nya inventarier. Du har därmed som nyföretagare möjlighet att göra två bra affärer, en när kontorsmöblerna ska köpas in och en när du senare vill lämna dem i inbyte.
Tips för köp av datorutrustning
I dag kan det verka som om till och med den enklaste hantverkare måste ha sin egen dator. Det ska i varje fall inte mycket till förrän det visar sig, att det ganske snart uppstår behov av en datoranläggning: ökad omsättning och få anställda. På många arbetsplatser har ju datorn ersatt skrivmaskinen.
Två saker är viktiga här:
1) Du måste ha klart för dig vad du ska använda datorutrustningen till. Notera vilka behov utrustningen ska tillfredsställa, vad du behöver nu och den närmaste framtiden. Tänk inte så mycket på vad du har behov av om 2-3 år. Då har datorerna utvecklats så mycket att du har möjlighet att tillfredsställa behoven billigare och bättre. Men se till att du köper en utrustning som kan kompletteras och byggas ut allteftersom dina behov ändras, exempelvis så att datorerna blir snabbare och får ökad lagringskapacitet.
2) Datorutrustning är idag förhållandevis billig. Kapaciteten måste först och främst anpassas till de program du ska använda. Börja därför med att fundera över vilka behov du har, vilka program som behövs (bokföring, fakturering, textbehandling etc.) Det är enklare för dator- och programleverantören att leverera en fungerade lösning om du kan specificera vad du vill att utrustningen ska klara av. En bra metod är att avtala med leverantören om ett komplett paket med program, installation, dokumentation (eventuell utbildning) och service.
Kom ihåg att även om en dator är kraftfull är det inte säkert att den uppfyller dina krav, tillfredsställer dina behov eller löser dina problem. Ta reda på vad du och andra medarbetare behöver innan du kontaktar en leverantör. Då är möjligheterna stora att spara pengar i framtiden. Kontakta flera leverantörer och låt dem komma med förslag, lösningar och skriftligt erbjudande.
Kom ihåg att det som räknas för dig är inte hur många maskiner du får för ett angivet pris, utan hur goda lösningar du får för detta belopp. Hur fort arbetar datorerna? Har de tillräckligt med kapacitet för att betjäna samtliga datoranvändare på företaget? Gör datorerna det du vill att de ska göra? Är utrustningen lätt att använda? Hur ser garantin ut ? (inberäknat dokumentation och service.) Och hur är kvaliteten på utskrifterna?
Satsa på lösningar som används mycket och ofta. Då kan du vara säker på att det är lätt att få tag på lämpliga program.